Devoir porter tous les chapeaux dans votre entreprise peut être accablant. Des applications qui peuvent vous aider à vous organiser et à travailler plus efficacement aux trucs pour gagner du temps, ces conseils peuvent vous aider à mieux gérer votre temps.
Votre petite entreprise unipersonnelle peut ressembler à l’une de ces séries télévisées vieilles de plusieurs décennies qui se déroulent dans une petite ville. Le maire est aussi le shérif, le propriétaire de la station-service, le conducteur du chasse-neige et le prédicateur. Vous faites ce qui doit être fait parce que votre entreprise n’est pas encore assez importante pour embaucher du personnel.
Ou, vous êtes peut-être consultant ou possédez un autre type d’entreprise où il n’est peut-être jamais judicieux d’embaucher des employés. Comment faites-vous pour tout faire ? Nous avons établi une liste organisée par différents domaines de travail.
Gain de temps technologique
Contrôlez vos e-mails
Saviez-vous que le travailleur moyen consacre 28% de sa semaine de travail à la gestion de sa boîte de réception ? Cela représente 11 heures précieuses par semaine. Ne gardez pas votre courrier électronique ouvert toute la journée et n’en envoyez pas plus que nécessaire. Ne répondez à tous ou n’envoyez à tous que si nécessaire. L’envoi d’e-mails crée d’autres e-mails. Vous avez plus de pouvoir pour contrôler votre boîte de réception que vous ne le pensez. Ne découragez pas les gens de vous contacter. Soyez simplement stratégique quant à ce que vous envoyez.
Utiliser une application
Vous avez du mal à organiser votre emploi du temps ? Utilisez Google Calendar. Vos dossiers sont éparpillés et difficiles à atteindre lorsque vous n’êtes pas au bureau ? Utilisez Dropbox, Google Drive, ou Microsoft OneDrive. Vous coordonnez avec d’autres personnes pour les clients ? Utilisez Slack ou GroupMe. D’autres favoris pour rester organisé sont Evernote etTrello. Il existe de nombreuses applications gratuites qui vous aident à rester organisé.
Constituer une liste de courriels.
Vous n’avez pas besoin d’un logiciel compliqué. Des options peu coûteuses comme Constant Contact vous permettent de garder votre liste de marketing organisée tout en faisant rapidement de beaux e-mails. Constant Contact s’intègre également aux processeurs de formulaires et aux CRM.
Travailler avec deux moniteurs
Des études ont montré que travailler avec plus d’un moniteur peut augmenter votre productivité de 44%. Vous pouvez brancher votre ordinateur portable sur un deuxième moniteur tout aussi facilement qu’un ordinateur de bureau. Il existe même des options pour les tablettes.
Coupez votre temps sur les médias sociaux
Vous pouvez passer beaucoup trop de temps sur vos médias sociaux si vous ne faites pas attention. Au lieu de cela, utilisez une application gratuite comme Hootsuite pour programmer des posts sur tous vos canaux sociaux.
Ne pas acheter plus que ce dont vous avez besoin
Vous pouvez déverser beaucoup d’argent dans le CRM de niveau entreprise ou le système de comptabilité, mais vous perdrez beaucoup de temps à essayer d’apprendre quelque chose qui est trop grand pour votre petite entreprise. Vous n’avez pas besoin de quelque chose qui nécessite un informaticien pour le comprendre. Vous avez juste besoin de quelque chose qui va grandir avec vous.
Les astuces de bureau
Faire un plan
Qu’allez-vous accomplir cette semaine ? Qu’est-ce qui peut attendre la semaine prochaine ? Ne réfléchissez pas au fur et à mesure. Établissez un plan solide avec des objectifs mesurables. Vous serez plus productif en maximisant une ou deux choses au lieu de rebondir de tâche en tâche.
La règle des 2 minutes
Certains experts en productivité disent que si une tâche prend moins de 2 minutes, faites-la dès que la demande vous parvient. Cela vous aidera à éviter que votre liste de tâches ne devienne incontrôlable.
Savoir quand sous-traiter
Certaines choses coûtent très cher et vous pourriez être tenté d’essayer de les faire vous-même. En tant que propriétaire d’entreprise, votre temps est précieux. Chaque minute où vous ne faites pas ce qui génère des revenus pour votre entreprise, c’est de l’argent que vous perdez. Vous avez essayé d’économiser de l’argent en apprenant à faire quelque chose vous-même, mais cela vous a pris toute la journée. Vous auriez pu payer quelqu’un moins cher pour le faire en quelques heures. Redéfinissez votre définition de l’économie d’argent.
Minimiser les réunions
Bien sûr, les réunions sont parfois importantes, mais si vous n’en avez pas besoin, essayez d’en sortir. Pourquoi ? Parce que le fait d’assister à une réunion ne vous rapporte probablement pas beaucoup d’argent, à moins que vous ne fassiez payer directement les gens pour votre temps. Communiquez par téléphone, e-mail ou application de messagerie. Toutefois, il est important d’établir des relations, alors soyez sensible au moment où une réunion pourrait servir cet objectif plus que la productivité.
Scanner-Ne pas lire
De nombreuses personnes vont essayer de communiquer avec vous, mais vous n’avez pas le temps de tout lire. Balayez les mots-clés importants pour votre entreprise afin de déterminer si cela vaut la peine de faire une étude approfondie.
Engager quelqu’un quand cela a du sens
Une fois que votre entreprise devient assez grande pour que vous vous retrouviez à passer une quantité importante de temps à faire des tâches de type clérical, il est temps d’engager quelqu’un. Si vous pouvez payer quelqu’un quelques euros de plus que le salaire minimum dans votre état (ou même beaucoup plus que cela selon la valeur de votre temps) pour effectuer les tâches qui vous permettront de passer plus de temps sur des activités génératrices de revenus, c’est de l’argent bien dépensé.
