Votre entreprise dispose d’informations plus ou moins sensibles stockées sur ses systèmes informatiques. Sans mécanismes de protection appropriés, ces informations sont vulnérables. Les atteintes à la protection des fichiers et informations peuvent être intentionnelles (vol, piratage, destruction de données, etc.) comme accidentelles (incidents techniques, mauvaise manipulation, etc.), ce qui double le risque de vulnérabilité. Cet article fournit six conseils pour assurer une sécurité élevée des données au sein de votre entreprise.
Adopter une politique de mot de passe complexe
Un mot de passe constitue la première ligne de défense pour la protection des données et faire partie de la vie quotidienne de chaque entreprise. Les politiques de mot de passe doivent être clairement définies et strictement appliquées selon des principes :
Utilisation d’un mot de passe fort et unique
Il est conseillé aux utilisateurs d’utiliser des mots de passe forts et uniques contenant un ensemble de chiffres, de lettres (minuscules, majuscules) et caractères spéciaux dans la mesure du possible.
N’enregistrez pas vos mots de passe sur du papier
Evitez d’utiliser des documents (papier ou informatiques) avec l’ensemble de vos mots de passe et ne laissez pas de notes sur les bureaux des employés. Aussi, évitez d’échanger les mots de passe via courriel.
Mettez régulièrement à jour vos mots de passe
Après une attaque de pirate, il est nécessaire que tous vos mots de passe soient modifiés. Il est aussi fortement conseillé de configurer l’ensemble de vos mots de passe pour qu’ils soient constamment mis à jour à une date prédéfinie (généralement environ tous les trois mois). Rappelez-vous de modifier le mot de passe de l’ensemble des comptes lorsque l’utilisateur a définitivement quitté la société. Un gestionnaire pour mots de passe comme NordPass, Dashlane ou RoboForm peut vous aider. Avec ces applications, vous pouvez créer des mots de passe sécurisés en un clic à partir des critères prédéfinis (notamment longueur et le type de caractères).
Définissez un accès restreint aux données
Pour chaque outil informatique (poste de travail, logiciel, application, etc.), il est nécessaire de créer un profil utilisateur adapté aux besoins de tous les employés et collaborateurs externe. La plupart des programmes utilisés dans les environnements professionnels peuvent gérer des autorisations individuelles ou de groupe pour s’assurer que les employés ne voient que les informations utiles. Dans la mesure du possible, vous pouvez limiter les autorisations d’exportation et de suppression des données. Protégez les données contre la mauvaise manipulation, le vol de données ou la destruction intentionnelle. Maintenez les privilèges administratifs ou déléguez les privilèges administratifs uniquement aux parties concernées (administrateurs, gestionnaires de ressources informatiques, etc.) et mettez à jour vos mots de passe le plus souvent.
Un poste de travail sécurisé
La sécurité de vos postes de travail reste une base importante pour assurer la protection de l’activité professionnelle. En premier lieu, vous devez assurer la sécurité physique de vos équipements informatiques en limitant et contrôlant l’accès à vos locaux. Formez ensuite vos employés à des comportements simples comme la confidentialité totale des mots de passe et l’importance de mettre l’ordinateur en veille lorsqu’ils quittent le bureau, même pour une petite minute. Donnez à tous les employés des droits d’utilisation de l’outil informatique (ne leur faites jamais de compte administrateur). Cela protège contre d’éventuelles mauvaises manipulations et harcèlements spontanés. Assurez-vous de garder toujours actifs les pare-feu sur l’ensemble des postes de travail et que le logiciel antivirus est toujours à jour. Le logiciel antivirus Norton offre une protection en temps réel. Analysez les disques durs externes ou les clés USB avec un programme antivirus avant utilisation et utilisez des supports externes qui vous sont propres et non ceux de vos collaborateurs ou employés.
Sauvegardez le plus souvent les informations de l’entreprise
Les données que détient une entreprise (fournisseurs, clients, comptables, articles…) sont une trésorerie que l’organisation doit prendre toutes les mesures possibles pour sécuriser. Pour protéger vos données d’une destruction partielle ou totale, disposez de procédures de sauvegarde régulières et efficaces. Pour une sécurité complète, les informations doivent être régulièrement sauvegardées sur des espaces de stockage externes (les serveurs ne sont pas à l’abri d’incendies ou d’autres incidents). Il existe un grand nombre de possibilités pour sauvegarder les informations en ligne comme Dropbox, Oodrive et N-able. Avec un système de sauvegarde, vous pouvez surmonter facilement les pertes d’informations ou de fichiers et continuer vos activités professionnelles en un rien de temps.
Utilisez des VPN professionnels
Aujourd’hui, il n’est plus possible de parler de protection de données sans parler de l’usage d’un VPN. Efficace pour protéger vos données personnelles et professionnelles. Les informations sont exposées au risque d’espionnage et de vol lorsque les employés travaillent à distance depuis l’extérieur de l’organisation. Avec un VPN, les employés peuvent surfer de manière privée et ceci en toute sécurité, même en itinérance sur les réseaux WiFi publics. Un serveur VPN fait office de serveur proxy, assurant une navigation fluide, la protection des échanges par le biais d’un système de cryptage et la virtualité des utilisateurs dans toutes les connexions. Un grand nombre des VPN professionnels offres des solutions spécialement conçues pour les organisations avec de nombreux serveurs virtuels disponibles, un cryptage optimal des informations, la prise en charge de plusieurs appareils, ainsi que l’installation facile sur différents postes de service.
Crypter les informations de l’entreprise
Le cryptage ou le brouillage des données les rend illisibles sans la clé de déchiffrement. Cette étape permet de protéger les informations partagées entre les utilisateurs, telles que les e-mails. Le chiffrement est applicable non seulement aux e-mails, mais prend aussi en considération les pièces jointes, les bases de données et les données de paiement. En général, la majorité des approches professionnelles (logiciels d’administration, de paiement, de comptabilité, etc.) cryptent automatiquement les informations afin qu’elles ne soient accessibles que par un accès sécurisé via mot de passe lors de l’utilisation du logiciel. Des programmes gratuits comme Peazip, 7-zip et Zed peuvent être utilisés pour protéger des documents en vue de leur transmission ou de leur stockage.
