Une entreprise peut organiser une conférence pour plusieurs raisons. Généralement, un tel événement professionnel est dirigé par le chef d’entreprise. Toutefois, il est également courant de contacter des conférenciers externes pour que ces derniers soient les chefs d’orchestre de vos évènements. Pour trouver des intervenants capables d’animer une conférence répondant à vos attentes, vous devez passer par une plateforme de conférenciers.
Pourquoi passer par une plateforme de conférenciers ?
Devenir un conférencier évocateur du jour au lendemain, sans aucune formation, ni expérience, n’est pas évident. Il est vrai qu’être conférencier est un métier qui s’apprend par la formation, mais l’expérience est la chose la plus importante. Il faut toutefois beaucoup de temps pour atteindre un niveau d’expertise confirmé. N’essayez par conséquent pas d’improviser une présentation pour votre entreprise. Trouver le conférencier idéal n’est pas non plus un processus facile ! Cela requiert du temps et des connaissances. À ce titre, il est recommandé de se faire accompagner par la plateforme de conférenciers WeChamp afin de bénéficier de conseils d’expert. Cela vous donnera accès à différents profils d’intervenants. De plus, après avoir discuté avec les membres de l’agence pour déterminer vos besoins, vous recevrez des recommandations détaillées des conférenciers pertinents sur le sujet choisi. Cela vous garantira également d’avoir à votre disposition un orateur charismatique le jour J. Vous pourrez ainsi utiliser le temps gagné pour vous concentrer sur d’autres aspects organisationnels.
Quels sont les points clés à retenir pour organiser une conférence de fin d’année en entreprise ?
La définition de l’objectif
Qu’est-ce qu’une conférence professionnelle ? C’est un événement d’entreprise qui nécessite l’intervention d’un conférencier professionnel pour prendre la parole devant un public. Toutefois, quel est le but de la réunion ? Une conférence peut avoir plusieurs objectifs :
- remotiver ou booster les participants pour les sensibiliser aux enjeux clés (gestion des déchets, développement durable, diversité, handicap) ;
- mobiliser les équipes autour de nouvelles stratégies marketing, de nouveaux systèmes d’organisation, proposer de nouvelles solutions, de nouveaux produits, de nouvelles formations, de nouveaux produits ;
- informer les changements ou soutenir des projets innovants.
Les raisons et les objectifs sont multiples. Dans tous les cas, cet objectif doit être mûrement réfléchi en amont en déterminant les premières orientations afin de bien préparer la construction du projet.
Le choix de la thématique
Vous pouvez maintenant vous concentrer sur le thème une fois l’objectif défini. Travail d’équipe, leadership, gestion du stress, conduite du changement… En général, la thématique vient naturellement, vous donnant une première idée des possibilités disponibles. En fait, une conférence sur la sécurité est présentée différemment qu’une intervention en vue d’atteindre les objectifs. De plus, elle ne nécessite pas non plus les mêmes intervenants. Même si l’approche globale est presque la même, un conférencier peut être plus pertinent qu’un autre sur un sujet particulier, garantissant un fort impact sur les participants. Pour être sûr d’avoir choisi la bonne thématique, vous pouvez vous poser les questions suivantes : de quelles informations est-ce que je veux que mon auditoire se souvienne à la fin de cette conférence ?
La définition du public cible
Le public est un facteur important à prendre en compte lors de la préparation. En effet, cela va notamment influer sur le choix de la salle, les équipements à prévoir, mais aussi le format de l’intervention à organiser. Par exemple, une intervention ciblant tous les employés d’une entreprise sera différente d’une intervention ciblant un service restreint ou un site spécifique. Enfin, plus les données sur l’âge, le sexe de l’audience et son domaine d’activité (ingénieur, manager, commercial, etc.) seront précises, plus le conférencier pourra ajuster sa rhétorique. Ainsi, ce dernier pourra s’assurer que son discours résonne mieux auprès de l’audience.
La fixation de la date
Il s’agit là d’un élément très important ! En effet, la date est généralement déterminée à l’avance, en fonction de l’événement lui-même. Il faut cependant faire attention à ne pas la fixer à la dernière minute afin de s’organiser au maximum. En fait, la plupart des conférenciers ont la plupart des horaires chargés. Il est donc important de les inviter le plus tôt possible. En général, il est recommandé de commencer votre recherche quelques mois à l’avance pour vous assurer d’avoir la sélection la plus large possible. Toutefois, les intervenants peuvent parfois encore être sollicités des semaines avant l’intervention. Cependant, pour être sûr de trouver les activités les plus pertinentes qui garantiront le succès de votre événement, ne prenez pas de risque et prenez les devants !
La détermination du budget
Une fois que vous aurez réglé tous les points précédents, vous devrez encore vous poser la question du budget que vous allez consacrer à votre conférence professionnelle. Pour cela, il est nécessaire de prévoir un budget global pour l’ensemble de l’événement. Ainsi, il vous sera possible d’avoir une vision précise de chaque poste de dépenses avant de chercher des conférenciers. En fonction de vos objectifs et le type d’intervenants dont vous aurez besoin, le budget proposé est susceptible de varier considérablement.
Le choix du format
La question du format de la conférence est par ailleurs également importante. Ce dernier doit être cohérent pour les participants et avec les lignes directrices de l’activité. Il existe différentes possibilités :
- une intervention courte comme le TedX (environ 20 minutes) ;
- une séance plus classique (30-45 minutes) et plus inspirante ;
- une conférence dite « de contenu » d’environ 1 heure à 1 heure 30, qui prend plus la forme d’une formation ou d’une mise au point sur un sujet donné ;
- un format immersif avec audio et vidéo, ou une expérience interactive ;
- une présentation type questions-réponses établie à l’avance avec le conférencier.
Parfois, les conférenciers peuvent également vous donner un format plus spécifique en fonction de vos besoins et de leur expérience.
La recherche du lieu
Avant de chercher votre futur lieu de réception, vous devez d’abord définir votre public cible. De plus, ce dernier dépendra de l’événement lui-même. Si vous avez prévu une journée de team building avec diverses activités en plus de la conférence, il doit donc être adapté à cette fin. En ce qui concerne la conférence proprement dite, il est préférable de prévoir une salle raisonnablement grande et insonorisée. Si vous disposez d’une salle adaptée (comme une grande salle de conférence ou un auditorium), il ne vous restera plus qu’à la configurer pour accueillir les participants.
