L’utilisation du cloud office 365 est en phase de devenir une évidence pour toutes les entreprises. Ce programme regroupe tous les dispositifs et services adaptés à toutes les méthodes de travail en entreprise. Ses différentes fonctions accessibles même en étant hors ligne sont un atout majeur pour tous les collaborateurs d’une même structure.
Office 365 : qu’est-ce que c’est ?
Office 365 tel que l’on peut le voir ici : https://www.learnperfect.fr/formation-bureautique-distance/formations-office-365/formation-a-distance-office-365/ est une suite de programmes informatiques. Il regroupe un ensemble d’applications destiné à faciliter tous les travaux inhérents à la bureautique. La simplicité de cet outil permet un rendement optimal tant dans les traitements de textes que dans la transmission de données. Il est constitué d’une suite office tel qu’Excel, PowerPoint, Word, Access et OneNote. En même temps, le programme est également doté d’un panel de services en ligne comme Yammer, Teams, OneDrive, SharePoint, Exchange Online et SharePoint Oline. Ces dernières sont conçues pour permettre le travail hors ligne.
Utilisation du programme office 365
L’usage du programme ou du portail office 365 est basé sur le cloud de Microsoft. En tant qu’instrument de travail, il permet une utilisation aisée avec un rendement efficient.
Installation office 365
L’utilisation d’une connexion à Internet est nécessaire pour l’installation de l’office 365. Cette règle s’applique aussi à l’accès à ses différents programmes et à la gestion de son compte utilisateur. Une fois que la connexion est établie, l’installation peut s’effectuer. Le travail hors ligne est faisable avec la version « bureau » de cette application. En revanche, ce mode d’action est impossible avec la version web.
Connexion à son compte
L’accès à la licence office 365 implique l’utilisation d’une connexion à Internet. C’est seulement après s’être connecté qu’il est possible d’utiliser ses fonctionnalités en mode hors ligne. Son utilisation est donc indissociable d’un abonnement à Internet. Dans le cas où vous n’avez plus de connexion, votre licence devient inactive, car elle n’est plus considérée comme étant connectée au programme. Vous ne pouvez pas utiliser ses fonctions, mais êtes dans l’obligation de régler votre abonnement jusqu’à ce que vous l’arrêtiez de façon explicite.
Les mises à jour
Les différentes mises à jour relatives à ce programme nécessitent une connexion à Internet. Elles sont exécutées afin que chaque utilisateur prenne connaissance de toutes les nouvelles fonctionnalités disponibles dans son espace utilisateur. Autrement dit, aucune mise à jour n’est accessible lors d’une utilisation hors ligne.
Les différentes applications du portail office 365
L’utilisation d’une licence office 365 inclut la confidentialité et la transparence. Chaque utilisateur dispose alors d’un arsenal d’outils facilitant et accélérant le travail. Entre autres, il y a :
- un espace de stockage de 1 To pour la sauvegarde de données et documents divers ;
- un espace de travail collaboratif à consulter et à modifier à tout moment ;
- un service de messagerie professionnel complet incluant entre autres une base de données de contacts, un calendrier et une liste de tâches à faire ;
- une plateforme collaborative reliée à toutes les applications du portail pour une communication en temps réel et une optimisation du travail de groupe ;
- une application dédiée à la prise de notes pouvant accueillir une image, une capture d’écran, un texte ou un son ;
- une application spécialement conçue pour planifier, attribuer des tâches, collaborer et communiquer avec d’autres utilisateurs ;
- un réseau social gratuit réservé à une communauté de collaborateurs dont l’adresse mail est reconnue au niveau du domaine d’utilisateur.
D’autres applications permettant la réalisation de sondages en ligne et la gestion de tâches sur différents appareils sont aussi accessibles via le portail office 365.
Les atouts du programme office 365
Sa plateforme de collaboration et de partage peut se faire avec ou sans l’utilisation d’images vidéos. Le concept facilite les réunions à distance. Toutefois, ce ne sont pas les seules raisons pour lesquelles les entreprises utilisent ce portail.
La mobilité des collaborateurs
Selon les sources de Microsoft, il y a près de 63 % des employés qui sont en déplacement au moins une fois dans la semaine. En leur offrant un outil de travail performant, cela accroît leur productivité. Avec un portail comme office 365, ils bénéficient d’un outil utilisable avec et sans connexion pour mettre à jour les différentes tâches inhérentes à leur travail. Son utilisation permet un traitement et un partage appropriés de toutes les informations à relayer à l’ensemble des collaborateurs. Cela optimise la collaboration et la communication en temps réel.
La fiabilité et la sécurité
Le Cloud est un moyen sûr pour garantir la sécurité des données d’une entreprise. Selon les sondages de Microsoft, 96 % des PME implantées en France utilisent ce type d’espace sécurisé pour entreposer leurs documents. Le risque de perte est réduit et l’entreprise possède un contrôle total sur l’accès au portail.
Une grande polyvalence d’utilisation
Une grande majorité des utilisateurs utilisent souvent plus de 2 appareils au cours d’une journée (tablette, smartphone et ordinateur). Pour un collaborateur, l’utilisation d’un logiciel multi-appareils permet d’accéder à toutes ses données depuis n’importe quel appareil. Le choix d’une offre cloud comme office 365 permet d’investir de l’argent et du temps dans l’innovation et le développement. Autrement dit, ce portail permet de se concentrer sur son cœur de métier. Sa console d’administration simplifiée et unique permet une gestion pratique des utilisateurs.
La formation office 365
Une formation office 365 regroupe les fondamentaux pour la création et l’appréhension des fonctions d’administration du panel d’outils disponible à travers ce portail. La première initiation porte sur la gestion de son compte utilisateur. Les fonctions abordées vont de la création de son profil à la transformation de celui-ci et sa suppression. Une fois que les bases sont acquises, il vous sera plus facile de stocker et de partager différents fichiers. Ensuite, l’apprentissage porte sur le suivi des flux d’actualité et la gestion de la messagerie. Parmi les points abordés, il y a aussi la configuration et l’exploitation des enregistrements DNS. L’objectif est que chaque utilisateur puisse apprendre à assurer la sécurité de chacun de ses échanges en maîtrisant les fonctionnalités de son office 365. Aujourd’hui, office 365 est devenue une solution incontournable pour toutes les entreprises ayant un fort besoin de mobilité et voulant accroître leurs capacités de collaboration.
