La gestion des organismes de formation est une activité très exigeante qui nécessite une grande rigueur pour mener à bien toutes les tâches de formation. De plus, le métier de formateur est aujourd’hui rendu lucratif par l’utilisation de logiciels qui permettent d’automatiser chacune des tâches de gestion de la formation.
Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de gestion de la formation ?
Gain de temps
Naturellement, l’intérêt premier de cet outil utilisé par les centres de formation (https://www.encyclopedie.fr/definition/Logiciel_de_gestion), est de vous faire gagner du temps. En automatisant les tâches répétitives et sans valeur ajoutée, vous pouvez éviter les erreurs et vous concentrer sur votre activité principale : la formation. Souvent, le passage de la gestion traditionnelle à la gestion à l’aide d’un logiciel nécessite un certain temps d’apprentissage. Vous devez modifier vos processus, restructurer la façon dont vous travaillez en équipe et parfois accepter les limites du logiciel que vous avez choisi. Mais ne vous laissez pas berner. Même si vous avez l’impression d’avoir perdu du temps lors de la mise en œuvre d’une solution, choisir de numériser votre entreprise sera payant à long terme. À l’inverse, il est préférable de commencer le plus tôt possible !
Suivi de la qualité
La question de la qualité devient cruciale pour les organismes de formation, car le gouvernement veut garantir une plus grande visibilité des formations proposées. Mettre en place un suivi de qualité des formations réalisées, évaluer la progression des participants et assurer un processus de formation transparent sont autant d’éléments qui garantissent la pérennité du centre de formation. Pour vous aider à penser tout de suite à la qualité, de nombreux logiciels de formation disposent d’un ensemble de fonctions liées au contenu des formations. De la création de programmes complets à la transmission d’évaluations personnelles, la puissance de calcul du logiciel permet de suivre les activités à un niveau qualitatif.
Numérisation des archives
La tenue de vos propres archives peut constituer un véritable défi, que ce soit pour inspecter ou pour visualiser vos activités. La version papier est encore une option sûre aujourd’hui, mais dans de nombreux organismes de formation, il est peu écologique, fragile et difficile à obtenir. Les logiciels de formation s’attaquent désormais à ce problème et offrent de nombreuses alternatives aux dossiers papier. De la possibilité de numériser des archives et de les stocker dans le cloud, il est désormais possible de trouver des documents plus rapidement et plus efficacement !
Amélioration de la communication et du suivi commercial
Utiliser un logiciel de gestion de la formation, c’est gagner du temps et se libérer des tâches administratives… mais cela signifie également que vous disposez d’outils supplémentaires pour développer votre activité. En fonction de la taille de votre centre de formation et de vos besoins, certains logiciels de gestion de la formation peuvent inclure des fonctionnalités telles que la gestion de la relation client, l’envoi d’e-mails, la gestion des devis et des factures, etc. En d’autres termes, la numérisation de votre entreprise ne consiste pas seulement à numériser vos activités actuelles, mais aussi à penser aux développements futurs.
Comment choisir le bon logiciel de gestion de la formation ?
En général, un logiciel de gestion de la formation devrait permettre à une entreprise d’améliorer les performances de son personnel. De plus, le choix de ce programme doit impliquer toutes les parties prenantes et clarifier les objectifs. Ce logiciel peut réduire jusqu’à 80 % le temps passé par les équipes de formation. Elle peut également réduire les coûts administratifs de 10 à 15 %. Le programme facilite l’automatisation et la sécurité du processus de formation, ainsi que l’organisation des groupes. Toutefois, le choix du logiciel de gestion de la formation est tout aussi important. C’est un point qu’il ne faut pas négliger. Le logiciel choisi doit également être adapté aux besoins des employés afin qu’ils puissent bénéficier de ses avantages. Il est important de se concentrer sur la fonctionnalité et les performances du logiciel. Il s’agit d’un critère essentiel lors du choix d’un logiciel payant. Il est important de choisir un logiciel qui offre un bon équilibre entre qualité et prix. Si vous êtes à la recherche d’un outil capable d’optimiser votre gestion commerciale et administrative, il convient également de s’appuyer sur les critères suivants :
- la pertinence des fonctionnalités proposées ;
- la simplicité d’utilisation ;
- la notoriété et l’ancienneté du logiciel.
